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Wie digital unterstütztes Onboarding Frust beim Arbeitsstart verhindert

Herzlich willkommen! Ein guter Einstieg bei einem neuen Arbeitgeber stellt entscheidende Weichen für den langfristigen Erfolg der Zusammenarbeit. Sogenannte Onboarding-Programme zur besseren Integration sind mittlerweile weitverbreitet. Weniger herumgesprochen hat sich bisher allerdings, dass es digitale Lösungen gibt, die den Prozess gut unterstützen können. Und: Beide Seiten profitieren davon.

Weniger Formalitäten, mehr Zeit für die Person

Im Arbeitsleben ist es mitunter wie im Zwischenmenschlichen: Der erste Eindruck zählt. Wer sich im neuen Job gut an- und aufgenommen fühlt, geht mit größerer Motivation und einem guten Gefühl an die vor ihm stehenden Aufgaben. Darüber hinaus ist die Zeit, die die Führungskräfte sowie Kolleginnen und Kollegen in eine fundierte Einarbeitung investieren, gut angelegt: Der Neuzugang fühlt sich wertgeschätzt und kann, so gewappnet, schneller und mit sichererem Gefühl loslegen. Viele Standard-Prozesse lassen sich dabei automatisieren, um die verfügbare Zeit tatsächlich in den Beziehungsaufbau zu stecken.

Einer Umfrage des US-amerikanischen Software-Anbieters West unter 700 Vollzeit-Beschäftigten zufolge fristet digital unterstütztes Onboarding allerdings noch ein Schattendasein. 78 Prozent der Befragten absolvierten den Einstieg vollständig offline, also mittels persönlich geprägtem Integrationsprozess, der in der Regel einen vollen Arbeitstag benötigte. Mit digitaler Unterstützung, die vor allem Formalitäten abnimmt, ist der oder die Neue sehr viel schneller einsatzbereit, ohne dass das Zwischenmenschliche auf der Strecke bleibt.

Vorsicht ist allerdings beim mittlerweile weit verbreiteten Begriff "Digital Onboarding" angebracht: Er hat sich sowohl im Personalwesen als auch in der Banken- und Finanzwelt durchgesetzt. In letzterer beschreibt er allerdings etwas anderes: die Anbahnung und Aufnahme einer Kundenbeziehung auf digitalem Wege.

Onboarding per Social Media-Plattform, Quiz und App

Die Möglichkeiten des digitalen Onboardings sind vielfältig. Nahezu schon zum Standard zählt mittlerweile, dass neue Mitarbeiter ihre persönlichen Daten von zu Hause online und direkt nach der Vertragsunterzeichnung eingeben können. Arbeitgeber wiederum können daraus leicht Mitarbeiterverträge generieren und dabei auf bereits vorhandene Vertragsdaten zurückgreifen. Auch die Kommunikation, etwa der Transfer von Dokumenten zum Mitarbeiter und zurück, kann digital abgewickelt werden. Viele Lösungen bieten darüber hinaus einen individuellen Zugang zu einer zentralen Plattform. Via Dashboard sieht jeder Mitarbeiter genau die Inhalte, die für ihn relevant sind. So können Arbeitgeber ihnen frühzeitig alle wichtigen Information zur Verfügung stellen, die sie für einen guten Start brauchen.

Die am Markt verfügbaren Lösungen entwickeln sich immer weiter und bieten mitunter auch spezifische Extras. Dazu zählen etwa die Erstellung und Ausspielung von Medienformaten wie Slideshows, Videos oder PDFs. Wer vor seinem ersten Arbeitstag bereits mit einem Online-Gruß von den Kolleginnen und Kollegen empfangen wird, dürfte den Einstieg positiver gestimmt angehen. Andere versuchen das Eis zu brechen, indem sie etwa ein Teamquiz im Programm haben, in dem beispielsweise die Namen und Gesichter in einer Abteilung einander zugeordnet werden müssen. Im besten Fall kann man sich damit ein peinliches persönliches Nachfragen an Ort und Stelle ersparen. Im Zeitalter von Mobile First bieten einige Lösungen zusätzlich auch die Nutzung auf dem Smartphone an, oder sie setzen vollständig auf eine App. Der Vorteil dabei ist, dass das Kennenlernen in kleinen Häppchen und zwischendurch, etwa beim Warten auf die Bahn, erfolgen kann.

Digitales Onboarding ist Unterstützung, kein Ersatz

Digital unterstütztes Onboarding kann viele Vorteile haben. Mit der richtigen Lösung spart es Zeit und Geld, und zwar vor allem bei den ohnehin meist unbeliebten Formalitäten. Darüber hinaus kann es einen Imagegewinn für den Arbeitgeber bedeuten, da der Einsatz zeigt, dass das Unternehmen modernen Technologien gegenüber aufgeschlossen ist. Die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter kann sich zudem wichtige Dokumente, Handbücher oder Arbeitsanweisungen in Ruhe und auf dem eigenen Rechner anschauen - ein großer Vorteil, da die ersten Arbeitstage bei vielen von einer gewissen Nervosität geprägt sind.

Ähnlich wie bei einer E-Mail-Lesebestätigung bieten viele Lösungen zudem die Möglichkeit, nachzuvollziehen, wer wann welches Dokument erhalten oder angeschaut hat. Aus Datenschutzgründen sollte die Rechte- und Rollenverteilung von vorneherein restriktiv und gut durchdacht sein. Unter dem Strich wird für den Erfolg der Maßnahme jedoch immer entscheidend sein, dass das digitale Onboarding als Unterstützung, nicht als Ersatz gesehen wird.

Dieser Beitrag wurde erstellt von David Schahinian.

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