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Onboarding: Neue Mitarbeiter brauchen Rollenklarheit

Torsten Biemann hat zahlreiche Studien zum Onboarding ausgewertet. Sie zeigen die positiven Effekte des Onboardings auf die Integration und Verweildauer neuer Mitarbeiter im Unternehmen. Zentral ist, das Rollenverständnis und die Selbstwirksamkeit von New Hires zu stärken.

Personalwirtschaft: Herr Professor Biemann, warum wird es für Unternehmen immer wichtiger, ein gutes Onboarding aufzusetzen?

Torsten Biemann: Im Zuge des demografischen Wandels und des Ringens um Talente wird es immer schwieriger, neue Mitarbeiter zu gewinnen. Damit verbunden, kommt nicht nur der Rekrutierung ein großer Stellenwert in den Unternehmen zu, sondern auch der Mitarbeiterbindung. Das Onboarding ist ein wichtiger Prozess, um neue Mitarbeiter zu integrieren und dauerhaft an das Unternehmen zu binden. Darüber hinaus gibt es heute immer mehr Tätigkeiten, die eine enge Vernetzung mit Kollegen erfordern. Da ist es umso wichtiger, dass der neue Mitarbeiter schnell eingebunden wird - nicht nur in das Team, sondern in die gesamte Organisation. Genau das sollte ein gutes Onboarding leisten.

Willkommenspakete, Paten- oder Integrationsprogramme gelten als typische Insignien eines guten Onboardings. Aber mal ehrlich: Wirken solche Maßnahmen nicht immer nur kurzfristig?

Das ist im Prinzip richtig. Der entscheidende Aspekt ist aber, dass der neue Mitarbeiter durch solche Maßnahmen das Unternehmen deutlich schneller und besser kennenlernt. Natürlich merkt man so auch schneller, ob man in die Unternehmenskultur hineinpasst oder nicht. Ein anderer, sehr wichtiger Aspekt ist, dass neue Mitarbeiter schnell relevante Informationen zu ihrer Tätigkeit sowie zu Unternehmensstrukturen und -Prozessen erhalten: Wen kann ich fragen, wenn ich das Problem X oder Y habe? Was gehört alles zu meiner Tätigkeit dazu? Förderlich ist zudem, dass sich der Mitarbeiter schnell mit anderen Neueinsteigern treffen und austauschen kann.

Nicht zuletzt geht es aber auch um Leistung.

Natürlich wird der neue Kollege im Onboarding dabei unterstützt, relativ schnell die Leistung zu bringen, die das Unternehmen von ihm erwartet. Studien belegen, dass Mitarbeiter schon in der Anfangszeit deutlich leistungsfähiger sind, wenn Onboarding-Maßnahmen angeboten werden.

Sie haben zahlreiche Studien zum Thema Onboarding ausgewertet. Was sind die zentralen Erkenntnisse daraus?

Es ergeben sich viele Möglichkeiten für die Unternehmen, erfolgreich Maßnahmen anzubieten, die erstens die Intention neuer Mitarbeiter, im Unternehmen zu bleiben, und zweitens ihre Leistung positiv beeinflussen. Dass dies tatsächlich gelingen kann - dass die Maßnahmen wirken -, ist aus meiner Sicht das wichtigste Ergebnis. Schließlich ist es nicht immer so, dass Personalmaßnahmen tatsächlich einen großen Einfluss haben - oder es herrscht diesbezüglich schlicht Unklarheit.

Welche Onboarding-Maßnahmen meinen Sie konkret? Gibt es welche, die besonders hervorstechen?

Wie bei vielen anderen Personalthemen auch, gibt es auch beim Onboarding nicht die eine Maßnahme, die der Game-Changer ist. Es ist vielmehr ein Bündel von Angeboten, die in ihrer Summe dann den Prozess der Integration erheblich erleichtern. Dabei handelt es sich um die klassischen Maßnahmen, die Sie vorhin auch schon erwähnt haben: Dem neuen Mitarbeiter wird ein Pate - als Rollenvorbild sozusagen - an die Seite gestellt, er wird frühzeitig mit relevanten Informationen über das Unternehmen versorgt und so weiter (Anm. d. Red.: siehe hierzu die "Quintessenz" auf Seite 35). Es geht um den gesamten Prozess. Isoliert betrachtet, sind die Maßnahmen im Übrigen auch schwer zu untersuchen.

Gibt es weitere Learnings aus den Studien?

Von großer Bedeutung beim Onboarding ist das Rollenverständnis des Mitarbeiters: Es ist wichtig, dass die Unternehmen dem Mitarbeiter schnell zu einer Rollenklarheit verhelfen. Dieser muss wissen, was alles Teil seines Jobs ist, worin seine Aufgaben konkret bestehen, was besonders wichtig und was weniger wichtig ist, wie er zu den Zielen im Unternehmen beitragen kann und welche Leistungen von ihm erwartet werden. Auch muss er wissen, wie seine Position im sozialen Gefüge des Unternehmens definiert ist.

Ist das eine Bringschuld des Unternehmens oder eine Holschuld des Mitarbeiters?

Es ist ein wechselseitiger Prozess. Bei alldem kommt es auch auf die neuen Mitarbeiter selbst an, proaktiv zu agieren und gezielt nach Informationen zu suchen. Das Unternehmen wiederum ist gefordert, den Mitarbeiter zu motivieren und dabei zu unterstützen, seine Rolle zu finden. Patenprogramme und regelmäßige Feedbackgespräche sind hierfür gut geeignet. Die Selbstwirksamkeit des Mitarbeiters zu stärken und dafür zu sorgen, dass er eigenständiges Handeln entwickeln kann, spielt beim Onboarding insgesamt eine große Rolle. Hilfreich ist, ihm frühzeitig relevante Firmeninformationen - etwa zu internen Prozessabläufen - zur Verfügung zu stellen. So kann er sich auf der operativen Ebeneschneller zurechtfinden. Darüber hinaus gibt es viele Studien, die zeigen, dass sich der Mitarbeiter mit seiner Persönlichkeit akzeptiert fühlen muss.

Das heißt: Wenn die Unternehmenskultur nicht passt, hilft auch das beste Onboarding nicht.

Genau. Es wichtig, dass Unternehmen bereits im Rekrutierungsprozess und insbesondere im Vorstellungsgespräch die Frage beantworten: "Wie ist es denn, bei uns zu arbeiten?" Es sollte also bereits zu diesem Zeitpunkt über die Kultur im Unternehmen gesprochen werden.

Wie sollte HR beim Erarbeiten eines Onboarding-Konzepts vorgehen?

Unternehmen sollten eine Analyse vorschalten und sich jeweils anschauen, um was für einen Job es sich handelt. Wie ist der Mitarbeiter in die Firmenstrukturen eingebunden? Gibt es da noch viele Rollenunklarheiten? Falls ja, müssen die Aufgaben des Mitarbeiters unbedingt vor seinem Eintritt ins Unternehmen klar definiert werden. Sinnvoll ist auch, sich in die Lage des neuen Mitarbeiters hineinzuversetzen: Was wird er für Fragen und Bedürfnisse haben? Die entsprechenden Antworten sollte man geben können. Nach dem Jobantritt kann das Unternehmen neuen Kollegen auch Informationen digital bereitstellen - etwa über eine entsprechende Plattform.

Tools und Apps als Instrumente des Onboardings sehen Sie also als hilfreich an?

Als ergänzende Maßnahmen ja. Ein ausgefeiltes Informationssystem allein reicht aber nicht. Die Face-to-Face-Interaktion muss immer dazukommen.

Zur Evaluation des Onboardings wird in der Regel die Zufriedenheit des neuen Mitarbeiters abgefragt. Ist das ausreichend?

Die Zufriedenheit der neuen Mitarbeiter ist ohne Frage eine wichtige Erfolgsgröße. Der Onboarding-Prozess sollte aber zudem mit Erfolgsgrößen in Beziehung gebracht werden, die für das Unternehmen von großer Bedeutung sind - etwa die Leistung der Mitarbeiter und die Wechselwahrscheinlichkeit. Um Letzteres festzustellen, braucht man allerdings immer eine Vergleichsgruppe oder eine Vorher-nachher-Betrachtung. Dazu ist es wichtig, zunächst ein Pilotprojekt zu starten. Man könnte beispielsweise an einem Standort bestimmte Onboarding-Maßnahmen einführen, diese mit relevanten Erfolgsgrößen in Verbindung setzen und die Zahlen dann mit denen eines anderen Standortes vergleichen.

Zur Person:

Torsten Biemann ist Professor für Personalmanagement und Führung an der Universität Mannheim. Er vertritt den Ansatz eines evidenzbasierten Personalmanagements, um die Lücke zwischen Theorie und Praxis im Personalbereich zu schließen.

Biemann forscht zu einer breiten HR-Themenpalette: von Karriere über Motivation und Anreizsysteme hin zu Fragen der Führung. Wissenschaftlich top, doch trotzdem praxisnah. Gemeinsam mit Prof. Dr. Heiko Weckmüller von der FOM-Hochschule für Ökonomie & Management hat er Studien und Literatur zum Thema Onboarding ausgewertet.

Dieser Beitrag wurde erstellt von Petra Walther.

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