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E-Learning im Unternehmen: Welche Datenschutzregeln sind zu beachten?

E-Learning bietet eine Menge Vorteile für die Personalentwicklung - und viele Daten, die für betriebliche Zwecke ausgewertet werden können. HR hat dabei diverse arbeitsrechtliche Regeln in Bezug auf Datenschutz und Mitbestimmung zu beachten.

Die vordringlichste Frage, die es bei der Nutzung von ELearning-Plattformen zu klären gilt, ist die des Datenschutzes. Arbeitnehmer werden sich fragen, was mit ihren Daten passiert und wie diese (weiter)verwendet werden. Denn Sinn und Zweck solcher Lernplattformen ist es, die Nutzungsdaten und den Lernerfolg festzuhalten und diese gegebenenfalls für betriebliche Zwecke auszuwerten. Der Nachweis, dass gesetzlich vorgeschriebene Schulungen erfolgreich absolviert worden sind, ist eines der wichtigsten Interessen des Arbeitgebers. So müssen beispielsweise die Ergebnisse verpflichtender Schulungen oder die Nichtteilnahme innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums dem Vorgesetzten vorgelegt werden. Aber auch Lernfortschritt, Lerntempo und die entsprechenden Bearbeitungszeiträume können ausgewertet werden. Der Arbeitgeber hat regelmäßig ein Interesse, die Schulungsmaßnahme auf Effektivität und Durchführbarkeit zu überprüfen. Dies dient der Verbesserung des E-Learning-Angebots und steigert die Akzeptanz innerhalb der Belegschaft.

Nutzungsberechtigung vonnöten

Lernprogramme stellen einen Teledienst nach dem Telemediengesetz (TMG) dar. Da die Bereitstellung im Dienst- und Arbeitsverhältnis zu ausschließlich beruflichen oder dienstlichen Zwecken erfolgt (§ 11, Nr. 1, TMG), sind jedoch für die Speicherung der Nutzungsdaten, zum Beispiel der Prüfungsergebnisse, allein die Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) maßgeblich. Entscheidend ist dabei § 32 des BDSG, der die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von personenbezogenen Daten eines Beschäftigten für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erlaubt, sofern dies für dessen Durchführung erforderlich ist. Die im Mai 2018 in Kraft tretende neue Fassung des § 26 BDSG wird dabei keine anderen Bewertungen zulassen. Die Norm nimmt verschiedene (durch die europäische Datenschutz-Grundverordnung notwendige) Klarstellungen vor. Sie erläutert in der Gesetzesbegründung die bereits im Wesentlichen durch die Rechtsprechung entwickelten Grundsätze zur Verarbeitung.

Das bedeutet: Für die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten muss eine Berechtigung vorliegen. Diese kann im Rahmen einer Einwilligung des Arbeitnehmers erfolgen. Die Datenschutz-Grundverordnung erweitert die Informationspflichten (Art. 13, 14 in DS-GVO). Es ist daher anzuraten, den Arbeitnehmern vor Absolvieren der Schulung nochmals die wichtigsten Elemente (Verhaltens-/Leistungskontrollen, Speicherung von Lernfortschritten, Testergebnisse und Prüfungen, Steuerung des Lernprozesses) mitzuteilen beziehungsweise auf eine eventuell vorliegende Betriebsvereinbarung mit deren Inhalt hinzuweisen.

Spezialfall Lernverweigerung

Im nächsten Schritt stellt sich die Frage, welche arbeitsrechtlichen Konsequenzen ein Arbeitnehmer zu befürchten hat, der entweder gar nicht an Fortbildungsmaßnahmen teilnimmt oder die Schulung (vorsätzlich) nicht erfolgreich absolviert. Hierbei ist zwischen solchen Programmen zu unterscheiden, die erforderlich und vom Gesetz verpflichtend zu absolvieren sind (sogenannte Pflicht-Lernmodule, beispielsweise Unterweisungen nach dem Arbeitsschutzgesetz), und solchen, die der Arbeitgeber für wichtig und sinnvoll für die weitere Beschäftigung ansieht (sogenannte Optimierungs-Lernmodule). Bei Letzteren stellt sich die Frage, ob der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zu einer Teilnahme überhaupt verpflichten kann. Da individualvertragliche Regelungen fehlen, kommt es nun darauf an, ob die verpflichtende Teilnahme vom Weisungsrecht des Arbeitgebers (§ 106, Gewerbeordnung) erfasst ist. Die Weisung hat dem Ermessen zu entsprechen, wobei dem Arbeitnehmer grundsätzlich ein "weisungsfreier Eigenbereich" zusteht. Der gilt jedoch nicht, wenn der Arbeitgeber einen betriebsbezogenen und sachlichen Grund für die Weiterbildung hat. Dies wird in der Regel bei einer Aufforderung zu einer Schulungsmaßnahme gegeben sein.

Sofern ein Arbeitnehmer einer solchen Schulung unentschuldigt fernbleibt, stellt dies eine Arbeitsverweigerung und zugleich im extremsten Fall einen wichtigen Grund im Sinne des § 626 BGB für eine fristlose Kündigung dar. Regelmäßig wird sich die arbeitsrechtliche Maßnahme jedoch in einer Abmahnung erschöpfen und lediglich bei wiederholter Nichtteilnahme eine fristlose Kündigung in Betracht kommen.

Im Fall der erfolglosen Teilnahme

Schwieriger gestaltet sich die Lage in den Fällen, in denen der Arbeitnehmer ohne Erfolg an den Schulungen teilnimmt. Dies ist vergleichbar mit der sogenannten Minderleistung, bei der ein Arbeitnehmer als Low-Performer bezeichnet werden kann. Eine Minderleistung eines Arbeitnehmers von relevantem Ausmaß trotz vorhandener persönlicher und fachlicher Qualifikation kann im Einzelfall eine Verletzung des Arbeitsvertrages darstellen und grundsätzlich nach vorheriger Abmahnung eine Kündigung nach sich ziehen. Problematiken ergeben sich hierbei jedoch in Anbetracht der persönlichen und fachlichen Fähigkeiten. Folgt man dem Bundesarbeitsgericht muss der Arbeitnehmer "tun was er soll und zwar so gut wie er kann" (vgl. BAG, Urteil vom 11.12.2003 - 2 AZR 667/02). E-Learning beinhaltet bereits begrifflich, dass Arbeitnehmer sich dieser Module bedienen sollen, um zu lernen. Nur wenn der Arbeitgeber feststellen kann, dass der Arbeitnehmer die Anforderungen hätte besser absolvieren können, ist Raum für eine Minderleistung. Die Schlechtleistung kann dabei jedoch vielfache Ursachen (wie Gestaltung der Fragen und Antworten, mangelhafte Anleitung) haben. Eine Kündigung aufgrund schlechter Schulungsergebnisse scheidet demnach wohl aus. Daneben können arbeitsrechtliche Maßnahmen für diejenigen Arbeitnehmer in Betracht kommen, die eine Schulung zwar erfolgreich abschließen, sich im Anschluss daran jedoch schulungs- und gesetzeswidrig verhalten. Insbesondere erfolgreich absolvierte Compliance-Schulungen können den Nachweis des Vorsatzes von Arbeitnehmern für den Arbeitgeber erleichtern und Entlastungsversuche des Arbeitnehmers entsprechend erschweren.

Beteiligung des Betriebsrats

Neben individualrechtlichen Fragestellungen berühren ELearning-Plattformen auch das Kollektivarbeitsrecht. Dabei ist die Frage, ob ein solches System eingeführt wird, von der Frage zu unterscheiden, wie ein solches System genutzt wird. Bei der Einführung von E-Learning ist der Betriebsrat zwingend nach § 87 Betriebsverfassungsschutzgesetz zu beteiligen. Denn dem Betriebsrat steht ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen zu, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Nach der Rechtsprechung des BAG liegt eine Überwachung vor, wenn durch den Einsatz einer technischen Einrichtung Informationen über das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer erhoben und aufgezeichnet werden. E-Learning-Programme als technische Einrichtungen verarbeiten Daten (beispielsweise Log-in-Daten oder Anzahl und Häufigkeit der absolvierten Module) und ermöglichen einen Rückschluss auf ein bestimmtes Tun oder Unterlassen des Arbeitnehmers.

Von weiterer Bedeutung ist jedoch, wie ein solches System ausgestaltet ist und welche Schulungen über die Plattform angeboten werden. Dabei muss der Arbeitgeber wissen, ob und in welcher Form der Betriebsrat zu beteiligen ist. Gemäß §§ 96 ff. BetrVG steht dem Betriebsrat ein generelles Beteiligungsrecht bei der Ausgestaltung beruflicher Bildungsangebote zu. Diese Angebote umfassen alle Maßnahmen, die in systematischer, lehrplanartiger Weise Kenntnisse und Fähigkeiten vermitteln, durch die Arbeitnehmer zu ihrer beruflichen Tätigkeit befähigt werden.

Mitbestimmungsrecht

Allen voran hat der Betriebsrat das Recht, dem Arbeitgeber spezielle Formen der Weiterbildung wie beispielsweise E-Learning vorzuschlagen. Wenn der Arbeitgeber jedoch Maßnahmen geplant oder durchgeführt hat, die dazu führen, dass sich die Tätigkeit der betroffenen Arbeitnehmer ändert und ihre beruflichen Kenntnisse und Fähigkeiten zur Erfüllung ihrer Ausgaben nicht mehr ausreichen, wird aus dem Beratungsrecht bei der Einführung von Maßnahmen der betrieblichen Berufsbildung ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht (§ 98, BetrVG). Dabei ergeben sich umfassende Möglichkeiten der Mitwirkung und Mitbestimmung in Bezug auf Inhalt und Umfang der Kenntnisse, die jeweilige Methode, Dauer und Lage der Fortbildung und den Teilnehmerkreis. Einzelheiten hierzu sind in einer Betriebsvereinbarung zum E-Learning festzulegen.

Zu beachten ist dabei, dass sowohl bei § 96 BetrVG als auch bei § 97 BetrVG die freie unternehmerische Entscheidung unangetastet bleibt. Mit anderen Worten: Der Arbeitgeber ist in seiner Entscheidung frei, ob er Maßnahmen der betrieblichen Berufsbildung durchführt oder nicht. Sofern er sich jedoch für eine solche entscheidet, ist der Betriebsrat mit ins Boot zu holen, das heißt, er kann mitwirken und mitbestimmen.

Checkliste: Welche rechtlichen Fragen müssen bei der Einführung von E-Learning geklärt werden?

Individualrechtlich

Kollektivrechtlich

Datenschutz

Beinhaltet der Arbeitsvertrag Regelungen zu Fortbildungen?

Besteht eine Verpflichtung, eine Betriebsvereinbarung abzuschließen?

Liegt eine Einwilligung des Arbeitnehmers vor? Gibt es kollektivrechtliche Vorschriften?

Wenn nein, ist die Maßnahme vom Weisungsrecht umfasst?

Welche Vorschläge kann der Betriebsrat zu E-Learning unterbreiten?

Ist die Datenverarbeitung zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich?

Welche Konsequenzen sollen/können bei Fernbleiben oder Schlechtleistungen gezogen werden?

Soll eine Einigungsstelle gebildet werden?

Wer darf - und wenn wie - die Ergebnisse der (freiwilligen) Schulung auswerten?

Soll die Einführung von E-Learning mittels anonymer Befragung der Arbeitnehmer evaluiert werden?

Wie beeinflussen die Beteiligungsrechte der Berufsbildung die Ausgestaltung der E-Learning-Plattform?

Sind Vorkehrungen für das neue BDSG und die DS-GVO (Inkrafttreten im Mai 2018) getroffen?

Dieser Beitrag wurde erstellt von Marc André Gimmy, Fachanwalt für Arbeitsrecht, Head of Employment, Pension & Mobility, Taylor Wessing.

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