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Analoge Kommunikation - unverzichtbar für die Digitalisierung

Die zunehmende digitale Kommunikation in den Unternehmen entpuppt sich als Effektivitäts- und Innovationskiller. Das zeigt eine aktuelle Studie der Unternehmensberatung EY (Ernst & Young). Wie können Organisationen wirkungsvoll gegensteuern?

Hier noch ein neues Chatprogramm für die bessere Kommunikation im Team, da ein weiteres Forum zum Ideenaustausch: In den Unternehmen entstehen immer mehr digitale Kommunikationskanäle. Sie sollen Fach- und Führungskräften die Arbeit erleichtern und ihr Innovationspotenzial fördern. So wie sie aktuell genutzt werden, entwickeln sich die vielfältigen Austauschmöglichkeiten jedoch zu einem bedeutenden Stressfaktor und setzen nur wenig kreatives Potenzial frei. Das ist das zentrale Ergebnis der Studie "Renaissance des Analogen" der Unternehmensberatung EY (Ernst & Young). Für die Untersuchung wurden 800 Fach- und Führungskräfte deutscher Unternehmen aus verschiedenen Branchen befragt. 47 Prozent von ihnen sagen, dass die beständig fortschreitende Digitalisierung in der Arbeitswelt für sie eher eine Belastung als eine Bereicherung ist. Jeder Zweite erklärt, dass er aufgrund der ständigen Erreichbarkeit durch die digitalen Medien von intensivem Denken abgehalten wird. Mit diesen und weiteren Zahlen zeigt die Studie konkrete Handlungsfelder in den Unternehmen auf.

Prioritäten setzen

Fakt: Über alle Altersgruppen hinweg unterbricht ein Drittel der Befragten die Arbeit mehrmals pro Stunde, um E-Mails abzurufen. Vor allem jüngere Fach- und Führungskräfte neigen dazu, sich durch die elektronische Post ständig abzulenken. So ruft jeder zweite Befragte unter 30 Jahren seine Mails mehrmals pro Stunde ab, ebenso tun dies 46 Prozent der Studienteilnehmer zwischen 30 und 40 Jahren. Bei solch häufigen Unterbrechungen ist es nicht mehr möglich, tief in ein Thema einzutauchen. Genau das wäre aber wichtig, um gute Arbeitsergebnisse zu erzielen oder über innovative Problemlösungen nachzudenken. So wünschen sich 60 Prozent der Fach- und Führungskräfte ab und zu eine digitalfreie Zone. Bewusste regelmäßige Auszeiten von der digitalen Kommunikation nehmen sich jedoch nur 27 Prozent der Befragten.

Transfer: Gefragter denn je ist eine strukturierte Planung des Tagesablaufs. Hierbei sollten die Unternehmen ihre Leistungsträger gezielt unterstützen - zum Beispiel mit klaren Regeln beziehungsweise Empfehlungen, wie schnell E-Mails beantwortet werden müssen, welche Aufgaben Priorität haben und wie digitale Auszeiten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden durchgesetzt werden können. Eine wichtige Botschaft an Fach- und Führungskräfte sollte außerdem lauten: Erreichbarkeit und Verfügbarkeit sind keinesfalls mit Bedeutung oder Wirksamkeit gleichzusetzen.

Face-to-Face-Kommunikation pflegen

Fakt: Wenn sie ein Anliegen haben, gehen 42 Prozent der Befragten am liebsten bei einem Kollegen vorbei, der in einem anderen Raum oder auf einer anderen Etage sitzt. Geht es um den Austausch mit dem Chef, bevorzugen 51 Prozent der Fach- und Führungskräfte die direkte Kommunikation: Sie suchen spontan ihren Vorgesetzten auf oder vereinbaren einen Termin mit diesem. Von 91 Prozent wird das persönliche Gespräch zudem als Zeichen besonderer Wertschätzung betrachtet.

Transfer: Face-to-Face-Kommunikation ist den Leistungsträgern in den Unternehmen nach wie vor wichtig. Führungskräfte müssen sich der Macht persönlicher Gespräche bewusst sein und sich klarmachen, dass rein virtuelle Führung nach wie vor schwierig ist. Wer als Vorgesetzter zum Beispiel ein Team in einer anderen Stadt oder gar im Ausland führt, sollte regelmäßig Geschäftsreisen planen, um auch dort präsent zu sein. Möglich wäre zudem, vor Ort einen Stellvertreter zu haben, der für persönliche Gespräche zur Verfügung steht. Um den direkten Austausch unter den Mitarbeitern zu fördern, wählen viele Unternehmen bereits neue Bürokonzepte mit Großraumbüros und Kommunikationsecken.

Meetings besser nutzen

Fakt: Die Nutzung von Internetforen oder digitalen Innovationsplattformen im Unternehmen wird mit acht beziehungsweise sechs Prozent als wenig hilfreich eingeschätzt, um innovative Ideen entwickeln zu können. Vielmehr nennen die Fach- und Führungskräfte Meetings und Brainstormings als wichtigstes Format (32 Prozent), gefolgt vom schnellen Austausch auf dem Flur beziehungsweise im Großraumbüro (17 Prozent). Dennoch hat die Hälfte der befragten Fach- und Führungskräfte im vergangenen Jahr nicht an einem analogen Format zur Ideenfindung wie einem Abteilungsbrainstorming, Innovationsworkshop oder Hackathon teilgenommen. Fakten liefert die Studie aber auch zu den kritischen Seiten von Meetings. So sagen 63 Prozent der Befragten: "Meetings sind Zeitfresser, die meine Arbeit unnötig unterbrechen." 59 Prozent bestätigen, dass viele Mitarbeiter Meetings nicht ernst nehmen, schlecht vorbereitet sind oder zu spät kommen.

Transfer: Gerade wenn es um Innovationen geht, sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter zu regelmäßigen Treffen anhalten. Wichtig ist, dass diese professionell ablaufen. Gewünscht sind klare Kommunikationsregeln, eine strikte Zeitbegrenzung, die richtige Auswahl der Teilnehmer und der Einsatz von Moderatoren.

Altersunterschiede berücksichtigen

Fakt: Eine Gehaltserhöhung per E-Mail fordern? Das ziehen jüngere Mitarbeiter sehr viel eher in Erwägung als ältere: 32 Prozent der unter 30-Jährigen stehen sieben Prozent der Mitarbeiter zwischen 50 und 60 Jahren gegenüber. Auch sonst kommunizieren junge High Potentials weniger Face to Face als ältere. Rund 50 Prozent der unter 30-Jährigen - und damit fast doppelt so viele wie die 50- bis 60-Jährigen - geben an, dass sie sich aufgrund der digitalen Kommunikationsmöglichkeiten seltener persönlich mit ihren Arbeitskollegen austauschen.

Transfer: Die Ergebnisse weisen auf die unterschiedlichen Gewohnheiten jüngerer und älterer Mitarbeiter hin, die eine Führungskraft auf jeden Fall berücksichtigen sollte. So ist die Frage nach mehr Gehalt per E-Mail aus der Sicht eines jüngeren Mitarbeiters keineswegs unverschämt, sondern vielmehr pragmatisch gedacht. Auch generell ist für ältere Mitarbeiter die unmittelbare und analoge Kommunikation von größerer Bedeutung als für die jüngeren. Empfehlenswert ist eine ausgewogene Multi-Channel-Strategie, die die Vorteile der digitalen, aber auch der analogen Kommunikation nutzt.

Mobiles Arbeiten begrenzen

Fakt: Die digitalen Möglichkeiten verändern das Arbeitsverhalten. 44 Prozent der Fach- und Führungskräfte arbeiten zumindest gelegentlich, wenn sie beruflich unterwegs sind, 35 Prozent arbeiten nach Feierabend, 35 Prozent an den Wochenenden und 19 Prozent gar im Urlaub. Unter den Angestellten mit Personalverantwortung arbeiten 65 Prozent auf Geschäftsreisen, 50 Prozent nach Feierabend, 51 Prozent an den Wochenenden und 30 Prozent auch im Urlaub - zumindest gelegentlich.

Transfer: Auch auf diese Zahlen lohnt ein differenzierter Blick. Denn einerseits ist Flexibilität erwünscht und hat eindeutige Vorteile gegenüber strikt begrenzten Arbeitszeiten - etwa um wichtige persönliche Dinge erledigen oder die Kinderbetreuung besser organisieren zu können. Andererseits muss gewährleistet sein, dass sich gerade auch die Führungskräfte genügend Zeit zur Erholung nehmen - nicht zuletzt, damit sie ihre Arbeit langfristig effektiv verrichten können und auch Kraft und Zeit für innovative Lösungswege haben. Denn die sind gerade im Zeitalter der Digitalisierung gefragt.

Insgesamt legen die Studienergebnisse nahe: Statt permanent neue digitale Tools einzuführen, sollten die Firmen sich wieder stärker um die analoge Kommunikation kümmern. Im Silicon Valley hat diese Erkenntnis bereits um sich gegriffen. Hier legen gerade hoch innovative Start-ups, die den klassischen Firmen in Sachen Digitalisierung weit voraus sind, extremen Wert auf die räumliche Nähe und den persönlichen Austausch unter ihren Mitarbeitern.

Dieser Beitrag wurde erstellt von Nelson Taapken, Partner, und Laura Jacob, Senior Manager, EY, Eschborn.

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