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Expat Service Desk für KMU: Schnelle Hilfe für ausländische Mitarbeiter

Kleine und mittelständische Unternehmen entdecken zunehmend die Vorzüge internationaler Fachkräfte. Die Industrie- und Handelskammern unterstützen als erste Anlaufstelle sowohl Unternehmen als auch die neuen Mitarbeiter aus dem Ausland.

Vielfalt innerhalb der Belegschaft fördert Kreativität. Diese Einsicht ist nicht der einzige Grund für mittelständische Unternehmen, um bei der Suche nach Mitarbeitern neue Quellen zu erschließen. Dass ihre Belegschaft zunehmend international wird, hängt auch mit dem Fachkräftemangel in Deutschland zusammen. Angestellte aus dem Ausland, häufig Expats genannt, brauchen allerdings mehr als nur ein zufriedenstellendes Arbeitsumfeld und eine attraktive Bezahlung, um sich im deutschen Mittelstand gut zu integrieren. Ebenso wichtig ist die Unterstützung bei Einwanderungsformalitäten, Kinderbetreuung, Wohnungssuche, Arbeitsplatzsuche des Partners und vielem mehr.

Kleine und mittelständische Firmen sind mit diesen Aufgaben oft überfordert. Deshalb haben einige Industrie- und Handelskammern sogenannte Welcome Center etabliert. Deren Aufgabe: Arbeitskräfte aus dem Ausland zu gewinnen und sie in den hiesigen Arbeitsmarkt zu integrieren. "Damit soll vor allem auch den Unternehmen geholfen werden, die auf Mitarbeitersuche sind. Sie erhalten Hilfe bei der Akquise ausländischer Fachkräfte sowie Informationen zur Stärkung der Willkommenskultur in ihrem Betrieb", heißt es etwa auf der Homepage der IHK Trier.

Integration belastet Personaler

Eine Unterstützung, die sich auch Petra Schulze Schwicking wünscht. Die 49-Jährige verantwortet die Personalarbeit des Büros Grotemeier Ingenieure im ostwestfälischen Bielefeld. Das Familienunternehmen ist seit 52 Jahren am Markt, beschäftigt 15 Mitarbeiter, vornehmlich Bauingenieure, Zeichner, Bautechniker und Architekten und hat gut gefüllte Auftragsbücher. Was fehlt, sind Fachkräfte.

"Der Mangel zeichnete sich schon vor zehn Jahren ab. Aber seit zwei, drei Jahren hat sich die Situation zugespitzt", moniert Schulze Schwicking. Auf Netzwerkveranstaltungen, bei der IHK oder den Wirtschaftsjunioren habe sie immer wieder darauf hingewiesen, dass etwas getan werden müsse, um den Fachkräftemangel im Bereich Ingenieurwesen aufzufangen, so die Personalerin. Passiert sei von institutioneller Seite in ihrer Region seither nicht viel.

Sie selbst hat zwei Bauingenieure aus China eingestellt. Der eine gehört seit 2010 zur Belegschaft, der andere kam vor zwei Jahren hinzu. Beide hatten ihren Master an einer deutschen Universität abgelegt, sind also fachlich hoch qualifiziert und kennen die hiesige Landeskultur. Dennoch war einiges zu tun, bis sie ihre Stelle bei Grotemeier Ingenieure antreten konnten. "Wir haben beim Antrag auf Aufenthaltsgenehmigung geholfen, Wohnungen für die Familien und einen Kindergarten für den Nachwuchs gesucht, Sportvereine empfohlen, Deutschkurse finanziert und versucht, bei der Integration zu helfen", zählt Schulze Schwicking auf. Das sei zwar zeitlich alles machbar gewesen, und sie tue das auch gern, weil die aus dem Ausland stammenden Mitarbeiter eine Bereicherung fürs ganze Team seien. "Aber wenn wir noch mehr ausländische Mitarbeiter bekommen, dann schaffe ich das nicht mehr", lautet ihr Fazit. Erst recht habe sie keine Zeit, Fachkräfte direkt aus dem Ausland zu gewinnen. Hierfür müsste sie zunächst entsprechende Ansprechpartner vor Ort recherchieren. Doch an dieser Stelle stoßen kleine und mittelständische Unternehmen oft an ihre Grenzen. So auch das Bielefelder Familienunternehmen.

Leuchtturmprojekt Expat Service Desk

Während sich die IHK Ostwestfalen zu Bielefeld bislang darauf konzentriert, die im Ausland erworbenen Ausbildungsabschlüsse von internationalen Fachkräften lediglich zu prüfen und anzuerkennen, bieten andere IHKs mehr Service. In ihren Welcome Centern lotsen sie sowohl Unternehmen als auch Fachkräfte und ihre Familien durch den Einreisedschungel. So bieten sie neben Informationen zum Visum und Anerkennung von Abschlüssen auch einen Überblick zu Sprachkursen oder Kinderbetreuungsmöglichkeiten in der Region.

Einen Schritt weiter geht das Expat Service Desk. Als zentrale Anlaufstelle für internationale Fach- und Führungskräfte sowie für Unternehmen hat die Landeshauptstadt Düsseldorf zusammen mit dem Kreis Mettmann und der IHK zu Düsseldorf das Projekt ins Leben gerufen. Es wird aus Mitteln des Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (EFRE) gefördert.

"Durch die enge Vernetzung zwischen Landeshauptstadt, Kreis Mettmann und IHK können wir den Personalverantwortlichen und den Expats Ansprechpartner zu ihren Fragen schnell und ortsnah vermitteln", erklärt Johannes Grünhage, Projektleiter Expat Service Desk. Das sei wichtig, weil gerade in mittelständischen Unternehmen die Ressourcen für Personalarbeit knapp seien. "Wir liefern Informationen und Ansprechpartner für jedes Thema, vom Ausländerrecht über das Gesundheits- und Schulsystem bis hin zu Visafragen", so der Projektleiter.

Seine Kooperationspartnerin aus der Wirtschaftsförderung Kreis Mettmann, Petra Tielboer, ergänzt, dass gerade kleine und mittelständische Unternehmen dem Thema Beschäftigung von Expats zunächst eher skeptisch gegenüberstehen. "Deshalb ist es wichtig, nah am Sitz der Unternehmen Ansprechpartner anbieten zu können, mit denen die Geschäftsführung und die Personalverantwortlichen bereits zu anderen Themen Kontakt hatten. Das senkt die Hemmschwelle, sich auch bislang neuen Themen in der Personalarbeit zuzuwenden."

Nicht nur der deutsche Amtsschimmel macht es Unternehmen schwer, ausländische Fachkräfte zu beschäftigen. Die Globalisierung bringt auch veränderte Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Konstellationen hervor. "Der Klassiker ist bislang das deutsche Unternehmen mit Tochtergesellschaften, beispielsweise in Südamerika. Der General Manager soll den Stallgeruch des deutschen Unternehmens kennenlernen und wird für eine befristete Zeit hierher entsendet", sagt Grünhage. Aber mittlerweile würden auch Unternehmer aus dem Ausland hier in Deutschland Firmen gründen und Mitarbeiter aus anderen Ländern einstellen. Als Beispiel nennt der Projektleiter asiatische Arbeitgeber, die ebenfalls begonnen haben, international zu rekrutieren. Auch für solche Fälle ist das Informationsangebot des Expat Service Desks ausgelegt.

Neben Unternehmen nutzen auch internationale Fachkräfte den kostenlosen Service. Entweder haben sie bereits eine Stelle und brauchen Hilfe bei der Jobsuche für den Partner oder Orientierung durch den Dschungel des deutschen Schulsystems für die Kinder. Oder sie stehen kurz vor der Entsendung nach Deutschland, haben den Arbeitsvertrag aber noch nicht unterschrieben, weil sie sich erst einmal die Arbeits- und Lebensbedingungen bei uns anschauen wollen. Eine weitere Gruppe, die sich an das Expat Service Desk wendet, sind MBA-Absolventen aus dem Ausland. Diese verfügen neben dem akademischen Abschluss über Berufserfahrung und erwägen, in Deutschland zu arbeiten. Auch dies ist für Personalverantwortliche im Mittelstand eine zunehmend attraktive Gruppe auf dem umkämpften Fachkräftemarkt.

Schnelle Hilfe mit ortsbezogenem Service

"Angesichts des Fachkräftemangels ist es ein wesentliches Ziel unserer Arbeit, die Stärken unserer Region gut zu präsentieren", erklärt Grünhage. Annährend 150 Beratungen von Personalverantwortlichen und fast 300 Expat-Beratungen hat die Servicestelle im ersten Jahr nach ihrer Gründung bewältigt. Dazu kommen Veranstaltungen in englischer Sprache, in denen zum Beispiel Repräsentanten der fünf internationalen Schulen in der Region ihr Angebot darstellen, Referenten das deutsche Gesundheitssystem erläutern oder über die Arbeits- und Unternehmenskultur in Deutschland diskutiert wird.

Im Ausland ist der Service über Social Media und die Homepage präsent. Die Internetplattform verzeichnet hohe Klickzahlen aus China, Russland und zunehmend aus Großbritannien. "Der Brexit wirft seine langen Schatten voraus, besonders bei international tätigen Arbeitnehmern aus Großbritannien", so der Projektleiter.

Während sich das Expat Service Desk auf die Düsseldorfer Region konzentriert, sind die Welcome Center in ganz Deutschland verstreut. Hier lohnt sich also ein Blick auf die entsprechenden Webseiten, um zu erfahren, in welchem Umfang die IHK Unternehmen unterstützt.

Dieser Beitrag wurde erstellt von Barbara Sommerhoff.

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