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Recruitment Process Outsourcing (RPO): Wann es sich für Unternehmen lohnt

In Deutschland haben noch nicht viele, aber immerhin schon einige Unternehmen ihre Rekrutierungsprozesse ganz oder teilweise an externe Dienstleister ausgelagert. Im Fokus steht eine langfristige Partnerschaft und damit eine nachhaltige Entlastung der HR-Abteilung von zeitraubenden und aufwendigen Aufgaben. Das sogenannte Recruitment Process Outsourcing (RPO) ist allerdings kein Allheilmittel.

Kleiner, aber wachsender Markt

Wie so viele Neuerungen kam auch diese einst aus den USA, berichtet der HR-Dienstleister Serendi: Den Unternehmen sei in den 80er- und 90er-Jahren klar geworden, dass die Rekrutierung ein bedeutender Kostenfaktor war. Die genaue begriffliche Abgrenzung wird nicht immer ganz deutlich. Während manche lediglich die vollständige Auslagerung des Personalbeschaffungsprozesses als RPO und das Outsourcing einzelner Schritte oder Aufgaben als Outtasking beziehungsweise HR-Outsourcing bezeichnen, fällt bei anderen auch dies unter den Begriff RPO.

Der Personalvermittler Sineo folgte der ersten Definition und fertigte eine Metastudie zur Marktsituation an. Danach nutzten 2015 rund 18 Prozent der Unternehmen in Deutschland HR-Outsourcing, aber nur zwei Prozent lagerten den kompletten Recruiting-Prozess an einen externen Dienstleister aus. "Deutschland und Brasilien sind Wachstumsmärkte mit reduzierter, allerdings wachsender Nachfrage", heißt es weiter. Verbreitet ist RPO vor allem in den USA und Indien.

Was für RPO spricht...

Um entscheiden zu können, wann sich die Auslagerung des Recruitings für Unternehmen lohnt, sollte man dessen Vor- und Nachteile kennen. Die Pluspunkte werden vielfach dargestellt, nicht zuletzt von den Dienstleistern, die diese Services anbieten. Die Manpower Group etwa hebt effizientere Rekrutierungs- und Einstellungsprozesse, den optimalen Einsatz der Ressourcen, Kosteneinsparungen und das umfangreiche Fachwissen der tätigen Recruiter hervor. Auch ADP bietet eine Lösung für das RPO an. Mit ihr können Jobausschreibungen unter anderem automatisch an die effizientesten Portale und die wichtigsten Multiplikatoren verteilt werden. Darüber hinaus kann analysiert werden, welche Quellen qualifizierten Traffic liefern und Einstellungen fördern, um die Ausgaben der Personalbeschaffung künftig zu optimieren.

"In drei Fällen lohnt sich das Auslagern des Recruitingprozesses an externe HR-Spezialisten ganz besonders", schreibt etwa der Dienstleister HR Diagnostics. Wenn Unternehmen dafür keine Ressourcen zur Verfügung stehen haben, wenn sie regelmäßig großen Personalbedarf haben, oder wenn erfolgskritische Positionen besetzt werden sollen und die psychologische Expertise für die Auswahl intern nicht vorhanden ist. Ein weiterer Punkt kommt hinzu: Bewerber sind immer weniger bereit, lange auf eine Rückmeldung zu warten. Der RPO-Dienstleister kann unterstützen, wenn ein Unternehmen aufgrund mangelnder interner Ressourcen keine schnelle Antwort gewährleisten kann.

...und was dagegen

Dem stehen einige kritische Punkte gegenüber. Zwar muss der Bewerber nichts davon erfahren, dass die Vorauswahl nicht vom Unternehmen selbst, sondern von einem Dienstleister getroffen wurde. Viele Arbeitgeber behalten sich außerdem ohnehin die Aufgabe vor, selbst eine endgültige Entscheidung zu treffen. Trotzdem ist es in der Praxis wohl häufig so, dass sich die Dienstleister nicht so gut mit und in dem Unternehmen auskennen, wie die eigenen Personaler. Hier kann Kommunikation und ein Vertrauensverhältnis helfen, das über Jahre wächst und sich stetig verbessert.

Der Software-Anbieter Prosoft weist zudem darauf hin, dass auch RPO-Dienstleister bestehende Probleme im Recruiting-Prozess nicht von einem Tag auf den anderen lösen können. Sie können aber, gemeinsam mit dem Kunden, an der Lösung arbeiten. Ein weiterer Risikofaktor ist, dass zu hohe Erwartungen an den Anbieter zu Ernüchterung führen können. Sinnvoll sei es, die eigene(n) Unternehmenswerte und -kultur mit jenen potenzieller Provider abzugleichen, bevor man eine Entscheidung trifft. Unternehmen müssen sich darüber im Klaren sein, dass sie einen Teil der Kontrolle über die Recruitingkette abgeben, wenn sie sich für RPO entscheiden.

Teamwork ist gefragt

Unter dem Strich gibt es gute Gründe für RPO. Die Dienstleister helfen bei der Minimierung des administrativen Aufwands, bringen eventuell im Unternehmen nicht vorhandene Spezialkenntnisse mit, und sie senken in der Regel die Rekrutierungskosten und/oder machen sie berechenbarer. Zudem entlasten sie die Personaler, die sich stärker auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

RPO ist jedoch kein Instrument, das für jeden Betrieb geeignet ist. Zum einen muss sich der Aufwand lohnen - sei es, weil viele Vakanzen besetzt oder Bewerbungen gesichtet werden müssen, oder sei es, weil Experten-Know-how bei der wiederholten Besetzung wichtiger Stellen fehlt. Zum anderen weist der Personaldienstleister Hays darauf hin, dass die Unternehmen selbst viel zum Erfolg oder Misserfolg eines solchen Projektes beitragen. So sollte unter anderem Klarheit über die jeweilige Zielsetzung herrschen. Entscheidungsfähige Projektleiter bei beiden Partnern sowie die Einbeziehung von Schwankungen des Volumens, und damit auch beim Preis und den Ressourcen, trügen ebenfalls zum Erfolg einer RPO-Maßnahme bei.

Dieser Beitrag wurde erstellt von David Schahinian.

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