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DSGVO: Talent Pools rechtssicher managen

Kandidaten- beziehungsweise Talent Pools erfreuen sich wachsender Beliebtheit. Das liegt zum einen am mittlerweile weit verbreiteten Einsatz von digitalen Bewerbermanagement-Systemen, zum anderen an der zunehmenden Schwierigkeit, qualifizierte Mitarbeiter zu finden. Die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erlegt den Unternehmen aber einige Pflichten auf.

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"Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen..." - Wer die Verbindung zu Bewerbern, die Interesse an einem Unternehmen als Arbeitgeber gezeigt haben, endgültig kappt, beraubt sich selbst vieler Chancen. Jede Vakanz kann zwar nur einmal besetzt werden. Der Bedarf an Arbeitskräften wird aber auch künftig bestehen, und möglicherweise werden für andere Aufgaben genau die Qualifikationen gesucht, die der aktuell abgelehnte Bewerber zu bieten hat. Die Lösung sind Talent Pools: "Das Erfassen und Sammeln von Profilen von geeigneten Talenten, Bewerbern und kompetenten Mitarbeitern in sogenannten Talent-Pools erleichtert den Unternehmen den Umgang mit Personalengpässen durch den systematischen Zugriff auf High Potentials", erklärt etwa der Software-Anbieter Prosoft.

Viele Unternehmen haben das bereits erkannt. Die Studie Recruiting Trends 2018 der Universitäten Bamberg und Erlangen-Nürnberg sowie der Jobbörse Monster kam zu dem Ergebnis, dass Talent Pools im Sourcing mittlerweile eine zentrale Rolle spielen. Aktuell hätten 44,4 Prozent der 1.000 größten deutschen Unternehmen einen eigenen Talent Pool implementiert.

Datenschutz in Zeiten der DSGVO

Ganz so einfach ist der Aufbau und die Pflege einer solchen Datenbank jedoch nicht. Die DSGVO misst dem Datenschutz in dieser Sache nämlich eine besondere Bedeutung zu. Arbeitgeber müssen sich damit auseinandersetzen, wie sie sie rechtssicher managen können: Dass die Verordnung teils drakonische Strafen bei Verstößen vorsieht, dürfte sich mittlerweile herumgesprochen haben.

Zunächst einmal müssen Bewerber bereits beim Eingang ihrer Bewerbungsunterlagen über die Art der zweckgebundenen Datenerhebung informiert werden (siehe Art. 13 DSGVO), erklärt Rechtsanwalt Klaus-Dieter Franzen. Zu den nötigen Angaben zählen unter anderem die Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls des Datenschutzbeauftragten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen. Ebenfalls nötig sind Hinweise auf die Rechte, eine erteilte Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit widerrufen, Auskunft über die gespeicherten personenbezogenen Daten erhalten, sowie diese berichtigen oder löschen beziehungsweise die Verarbeitung einschränken zu können.

Personenbezogene Daten sind zu löschen, sobald ihre Kenntnis für die Erfüllung des Zwecks der Speicherung nicht mehr erforderlich ist, so Arbeitsrechtsexpertin Katharina Schumann. Arbeitgeber dürfen die Unterlagen zu Beweiszwecken allerdings noch so lange aufbewahren, wie der Bewerber eventuell Diskriminierungsvorwürfe nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz geltend machen kann. In der Praxis wird davon ausgegangen, dass die Dokumente spätestens vier bis sechs Monate nach der Absage gelöscht beziehungsweise vernichtet werden müssen.

Ohne Einwilligung keine dauerhafte Speicherung

Das steht dem Aufbau eines Talent Pools entgegen. Wollen Arbeitgeber die Unterlagen länger aufbewahren als für den aktuellen Bewerbungsprozess nötig, müssen sie eine gesonderte schriftliche Einwilligung des oder der Betroffenen einholen. "Dies kann beispielsweise dadurch erfolgen, dass ein Bewerber in seinem Anschreiben mitteilt, dass seine Daten für einen möglichen späteren Kontakt gespeichert werden dürfen", klärt die Jobplattform Careerbuilder auf.

Katharina Schumann hält es für sinnvoll, den Bewerber im oder nach Abschluss des Bewerbungsprozesses aktiv anzuschreiben und sich die explizite, aus Beweisgründen am besten schriftliche Einwilligung zur Aufnahme in den Pool geben zu lassen. Der Bewerber habe das Recht, seine Einwilligung jederzeit zu widerrufen: "Hierauf ist er vor Abgabe der Einwilligung gemäß § 51 Abs. 3 BDSG 2018 hinzuweisen."

Gemäß Art. 15 DSGVO haben Bewerber das Recht, von den Arbeitgebern umfangreiche Auskunft über die über sie gespeicherten Daten zu verlangen, nennt die Jobplattform Monster einen weiteren wichtigen Aspekt. Die Zweckgebundenheit der Daten sollte daher bereits bei der Speicherung der Daten dokumentiert werden: "So können in Bewerbermanagement-Systemen Kommentare zum Aufbewahrungsgrund angelegt werden, wie zum Beispiel ,Zustimmung zum Verbleib im Bewerberpool'." Ein guter Grund für diese Gründlichkeit ist, dass Unternehmen die Beweislast beim Bewerberdatenschutz tragen. Kommt es zu einem Gerichtsverfahren, müssen sie nachweisen können, alle entsprechend erforderlichen Maßnahmen getroffen zu haben. Viele Unternehmen sind mittlerweile dazu übergegangen, Informationen über die Datenverarbeitung in einem Talentpool in ihre allgemeinen Datenschutzerklärungen aufzunehmen.

Vorsicht ist zudem geboten, wenn Mitarbeiterempfehlungsfunktionen Bestandteil einer E-Recruiting-Lösung sind. Darauf weisen der Fachanwalt für IT-Recht Sascha Kremer und die Rechtsanwältin Jana Garsztecki hin. Die Empfehlung eines Mitarbeiters sei nicht ausreichend, um die dauerhafte Speicherung der Bewerberdaten in einem Talentpool zu rechtfertigen: "Der potenzielle Kandidat sollte deshalb nach einer Empfehlung kontaktiert und um seine Einwilligung gebeten werden."

Fazit

Die DSGVO macht die Hege und Pflege eines Kandidaten- oder Talent Pools nicht unmöglich. Arbeitgeber müssen lediglich ihre Hausaufgaben machen und die rechtlichen Vorschriften beachten. Besonders wichtig ist, dass Personen explizit zustimmen müssen, wenn ihre Daten längerfristig in einer solchen Datenbank gespeichert werden sollen. Sie können auch jederzeit etwa Berichtigungen oder Löschungen veranlassen. Unternehmen, die ihre hohen Datenschutzstandards im Bewerbungsprozess aktiv kommunizieren, können damit Vertrauen bilden und Pluspunkte bei Bewerbern sammeln.

Dieser Beitrag wurde erstellt von David Schahinian.

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