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Vom betrieblichen Vorschlagswesen zum digitalen Ideenmanagement

Ein Ideenmanagementsystem lohnt sich für die meisten Unternehmen - und das nicht nur materiell. Doch ohne die Unterstützung der Führungskräfte und schlanke Prozesse trocknet der Ideenpool der Mitarbeiter aus. Unser Beitrag zeigt, wie es geht.

Es klingt nicht nur old fashioned, es ist tatsächlich uralt: das Betriebliche Vorschlagswesen (BVW). Einst als "Vorschlagsverwaltungswesen" bezeichnet stammt es - nicht nur sprichwörtlich - aus Bismarcks Zeiten. Mit der Industrialisierung in der zweiten Hälfte des 19. Jahrhunderts und der Geburtsstunde großer Unternehmen wie Krupp und AEG wurde der Grundstein für das BVW gelegt. Es beruhte auf der Erkenntnis, dass die Mitarbeiter als diejenigen, die Arbeitsprozesse an Maschinen ausführen, auch als Erste unmittelbar bemerken, ob und wie sich Abläufe oder Produkte verbessern lassen.

Das Instrument hat sich über die Jahrhunderte gehalten, nur wechselten Name und Methoden: Heute wird es mehrheitlich Ideenmanagement genannt, die "Zettelwirtschaft" ist vielerorts durch eine App ersetzt, systematische Prozesse sorgen idealerweise dafür, dass Ideen schnell ihren Weg in die Prüfung und Umsetzung finden. Geblieben sind auch die Leitgedanken: Das Ideenmanagement beruht auf der freiwilligen Initiative der Mitarbeiter, Verbesserungsvorschläge werden spontan geäußert und wenn sie realisiert werden, erhalten Mitarbeiter eine Geldprämie.

Ursprünglich aus der Industrie kommend verfolgte das BVW vor allem das Ziel, die Arbeitssicherheit zu erhöhen und die Arbeitsplatzbedingungen zu erleichtern. Im 20. Jahrhundert erkannte man das volle Potenzial der Verbesserungsvorschläge für Qualitätsmerkmale, Effektivität, Nachhaltigkeit, Effizienz, Umweltschutz und andere unternehmerische Ziele. Laut Deutschem Institut für Betriebswirtschaft (dib) Frankfurt liegt der errechenbare wirtschaftliche Nutzen für Unternehmen in Deutschland bei mehr als einer Milliarde Euro pro Jahr.

Kennzahlenreife erreichen

Die immense betriebswirtschaftliche Bedeutung haben vor allem produzierende Unternehmen erkannt, während im Handel, in Dienstleistungsunternehmen und Verwaltungen das Ideenmanagement eher zäh läuft. In vielen Industrieunternehmen ist es dagegen Tradition, jährlich mit ihren BVW-Kennzahlen an die Öffentlichkeit zu gehen - auch um zu zeigen, welche Verbesserungspotenziale ihre Mitarbeiter eingebracht haben. Die Leistungsfähigkeit ihres Ideenmanagements erfassen sie beispielweise über die Beteiligungsquote, den wirtschaftlichen Nutzen einer Idee, die Durchlaufzeit bis zur Realisierung und vieles mehr. Hinter diesen Zahlen steckt immer ein systematischer und kontinuierlicher Prozess.

Unternehmen, die es bei der Frage "Hast Du mal eine Idee?" belassen und nicht klar die Verantwortlichkeiten regeln - wer treibt das Vorschlagswesen an und organisiert es, wer prüft die Vorschläge und setzt sie um, wie sehen die zeitliche Abläufe aus -, werden kaum in der Lage sein, die Leistungsfähigkeit ihres BVW zu steigern.

Wachstumsbeschleuniger Führungskraft

Von den vielen Faktoren, die einen großen Einfluss auf den Erfolg des Ideenmanagements haben, sind zwei Faktoren besonders hervorzuheben. Einer liegt in der unterstützenden und treibenden Funktion von HR und den Führungskräften. Manche Betriebe haben das Ideenmanagement im Qualitätsmanagement angesiedelt, andere im HR-Bereich, so wie die Audi AG. Dafür gibt es gute Gründe: "Trotz der fachlichen Spezialisierung der meisten Vorschläge steht bei jeder Idee der Mensch im Mittelpunkt. Der Ideengeber, der von seiner Idee überzeugt ist, der Gutachter, der die Idee bewerten muss, und der Vorgesetzte, der die Idee unterstützt und vorantreibt", begründet Marcus Schulte, Leiter der Audi Ideen-Agentur, die Entscheidung. Letztlich gehe es stets um das Mitarbeiterengagement und Empowerment, daher sei es naheliegend, das Ideenmanagement zentral im HR-Bereich anzusiedeln. Aufgabe der Ideen-Agentur ist es beispielsweise, Führungskräfte regelmäßig über das Ideen-Programm mittels Präsenzseminaren, E-Mails, Intranet, Video, Web Based Training et cetera zu informieren, zu qualifizieren und aufzuklären. "Damit stärken wir die Motivation und die Bereitschaft der Führungskräfte, Ideen zu unterstützen und das Vorschlagswesen ganz selbstverständlich als Wertschätzungs- und Führungsinstrument zu verstehen." Rund 15 000 Verbesserungsvorschläge von Mitarbeitern hat die Audi AG im vergangenen Jahr aufgegriffen und umgesetzt. Der Autohersteller hat damit an den Standorten Ingolstadt und Neckarsulm rund 108,6 Millionen Euro gespart, das sind 23 Prozent mehr als im Vorjahr.

Doch die zentrale Rolle der Führungskräfte haben erst 30 Prozent der Unternehmen mit einem Ideenmanagement im Blick, so eine Studie der Universität Marburg und der IHK Hessen. Die Empfehlung aus der Wissenschaft lautet daher: Das Ideenmanagement im Zielsystem der Führungskräfte formal verankern.

Von der Idee zur Tat

Die andere zentrale Einflussgröße ist eine systematische und transparente Prozessgestaltung, die dafür sorgt, dass gute Ideen nicht versanden. Mitarbeiter wollen wissen, was mit ihrer Idee passiert, wer sich darum kümmert und wie das Ergebnis zustande kommt. Marcus Schulte: "Grundsätzlich ist die Ablehnung einer Idee nicht motivationshemmend, wenn das Ergebnis zeitnah erfolgt und nachvollziehbar ist." Bei Audi gibt es einen verbindlichen, IT-gestützten Prozess, der klar und transparent regelt, wer bis wann was zu tun hat. Begutachtet werden die Ideen dezentral direkt von der verantwortlichen Fachstelle, sodass keine Informationen verloren gehen. Grundsätzlich treiben der Ideengeber und sein Vorgesetzter die Idee bis zur Entscheidung. Verantwortlich für die Umsetzung ist der Fachbereich, der von der Idee profitiert und dementsprechend auch Nutzer der Idee ist.

BASF geht noch einen Schritt weiter: Mitarbeiter können nicht nur eine Idee einreichen, sondern - wenn sie als realisierungsfähig eingestuft wird - auch an der Umsetzung ihres Verbesserungsvorschlags aktiv mitarbeiten. Lothar Franz, Leiter Ideenmanagement BASF SE: "Das ist für viele Mitarbeiter eine große Motivation. Der Grad der aktiven Mitarbeit wird in der Bemessung der Prämie entsprechend berücksichtigt." Schlägt der Einreicher zum Beispiel die Verbesserung einer Probenahme vor, kann sein Engagement von einer knappen Beschreibung der Idee bis hin zu einer vollständig umsetzungsreifen Beschreibung reichen, die bereits Grundlagen für die Nutzenermittlung enthält. Im Jahr 2017 wurden bei BASF SE am Standort Ludwigshafen 8407 Verbesserungsvorschläge eingereicht, 5269 umgesetzt und damit eine Ersparnis von 35,7 Millionen Euro ermöglicht. Das Unternehmen honorierte die Ideengeber mit Prämien in Höhe von 3,1 Millionen Euro.

Schlank, unbürokratisch, digital, mobil und schnell: Je übersichtlicher der Prozess des Ideenmanagements, je geringer die Zugangsbarrieren und je größer die motivierende Unterstützung der Führungskräfte, umso bereitwilliger beteiligen sich die Mitarbeiter, in deren Köpfen kreative Ideen schlummern. Unter solchen Bedingungen kann das alte BVW sein Potenzial als Wettbewerbsvorteil ausspielen.

Dieser Beitrag wurde erstellt von Christiane Siemann.

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