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Betriebliches Kontinuitätsmanagement: Wie Unternehmen sich auf technische Notfälle vorbereiten

Naturkatastrophen, Terroranschläge oder auch "nur" ein Stromausfall oder Brand: Es gibt viele potenzielle Gefahren, die ein Unternehmen komplett lahmlegen können. Finanzielle Einbußen bis hin zu existenzgefährdenden Situationen können die Folge sein. Ein betriebliches Kontinuitätsmanagement hilft, die Handlungsfähigkeit der Organisation auch in kritischen Situationen zu bewahren.

Betriebsunterbrechungen sind Risiko Nr. 1

Das Allianz Risk Barometer 2018 spricht eine deutliche Sprache: Betriebsunterbrechungen sind und bleiben den für die Analyse befragten Risikoexperten zufolge das größte Geschäftsrisiko in Deutschland. Damit liegen sie noch vor Cybervorfällen und Naturkatastrophen. Mehr noch: Während 2017 lediglich 40 Prozent der Befragten Unterbrechungen des Geschäftsbetriebs als großes Risiko einschätzten, sorgten sich nun 55 Prozent davor. Es gebe immer mehr Ursachen für Betriebsunterbrechungen, heißt es bei dem Versicherer weiter. Neben traditionellen Risiken wie Naturgefahren kämen durch die fortschreitende Digitalisierung neue hinzu. "Unternehmen schönen oft die möglichen Ursachen, den Umfang und die finanziellen Auswirkungen einer Störung und den Aufwand, den es bedarf, um wieder geschäftsfähig zu sein", sagt Volker Münch von der Allianz.

Mittlerweile ist ein betriebliches Kontinuitätsmanagement (Business Continuity Management, BCM) in Unternehmen zumindest keine Seltenheit mehr. Dennoch unterschätzen viele die Gefahr einer Betriebsunterbrechung, so ein weiteres Ergebnis des Risk Barometers. Indem sie entweder ganz auf entsprechende Notfallpläne zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs verzichten, oder indem sie sie nicht einer regelmäßigen Prüfung unterziehen. Münch rät Geschäftsführern, ihre Pläne für das betriebliche Kontinuitätsmanagement laufend auf die neue Umgebung abzustimmen. Entsprechende Konzepte haben zwar Berührungspunkte mit einem möglicherweise bereits vorhandenen Risikomanagementsystem. Beim BCM geht es jedoch vor allem um die Aufrechterhaltung oder Wiederherstellung der Handlungsfähigkeit bei einem eingetretenen Notfall.

Normen verschaffen Überblick

Die Einführung oder Aktualisierung eines entsprechenden Systems kann auf verschiedene Weisen erfolgen. Maßgeblich sind zum einen Normen und Standards. Die ISO 22301 etwa spezifiziert Anforderungen, um ein BCM-System "zu planen, einzurichten, realisieren, betreiben, überwachen, überprüfen, unterhalten und kontinuierlich zu verbessern, um sich auf Betriebsunterbrechungen präventiv vorzubereiten, auf diese zu reagieren oder um sich als Unternehmen von Betriebsunterbrechungen zu erholen", heißt es bei Risknet.de. Organisationen wie beispielsweise der TÜV Rheinland führen Zertifizierungen entsprechend der ISO 22301 durch.

Darüber hinaus hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) den Standard 100-4 für das Notfallmanagement veröffentlicht. Er ist mittlerweile etwas in die Jahre gekommen, bietet aber gleichfalls erste Anhaltspunkte für Unternehmen, die sich besser gegen unvorhergesehene Ausfälle schützen wollen. Beide Regularien gehen die Herausforderung jedoch auf sehr allgemeine Weise an, um möglichst vielen Organisationen Hilfestellung zu geben.

Praktische Lösungsansätze

Umso interessanter ist es, konkretere Konzepte unter die Lupe zu nehmen. Die Beratung PwC etwa setzt auf einen sogenannten BCM-Life-Cycle aus Planung, Umsetzung, Kontrolle und Verbesserung. Verkürzt ausgedrückt startet der Prozess mit der Identifizierung jener Unternehmensbereiche, die gegen einen Ausfall abgesichert werden sollen. Anschließend wird eine Business Impact-Analyse durchgeführt, um kritische Geschäftsprozesse herauszukristallisieren und benötigte Wiederanlaufbedingungen zu erheben. Anschließend wird eine Notfallkonzeption erarbeitet, die unter anderem ein Krisenmanagement, Sofortmaßnahmen und die Wiederherstellung des Normalbetriebs beinhaltet. Tests und Übungen stellen die Wirksamkeit des Konzepts sicher. Durch eigene interne sowie regelmäßige externe Prüfungen wird das System immer wieder getestet, um Optimierungsbedarf aufzudecken. Es wird deutlich: BCM ist eine Daueraufgabe, die nie abschließend gelöst ist.

Der Unternehmensberater Matthias Hämmerle hat sich auf BCM spezialisiert und betreibt unter anderem einen eigenen Blog zum Thema. Dort hat er einen Zehn-Punkte-Plan zur Einführung eines solchen Systems entwickelt. Er entspricht in manchen Aspekten dem auch von anderen Experten empfohlenen Vorgehen, berücksichtigt jedoch die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen in besonderem Maße. Wichtig ist seiner Auffassung nach unter anderem, die Unterstützung der Geschäftsführung sicherzustellen und die betroffenen Mitarbeiter mit einzubinden. Er rät auch zu Notfallchecklisten für einzelne Szenarien, die im Falle eines Falles strukturiert abgearbeitet werden können. Mit der ersten Übung sollte zudem nicht zu lange gewartet werden, um die Verfahren zu verifizieren und erste Erfolgserlebnisse zu schaffen.

Besser früher an später denken

"Das Ziel von BCM ist zum einen die Stärkung des Unternehmens, um es so widerstandsfähig gegenüber Krisen zu machen. Zum anderen stellt der Kontinuitätsmanager Notfallpläne auf, die es dem Unternehmen ermöglichen, im Krisenfall auf Handlungsalternativen zurückgreifen zu können." So fasst Wirtschaftsdaten-Anbieter Genios den Sinn und Zweck des betrieblichen Kontinuitätsmanagement zusammen. In einer zunehmend digitalisierten Welt handeln Unternehmen fahrlässiger denn je, wenn sie eine Vogel-Strauß-Taktik verfolgen und hoffen, dass der Kelch an ihnen vorübergeht. Das mag zwar sein, aber wenn nicht, kann mitunter die gesamte Zukunft der Organisation auf dem Spiel stehen.

Dieser Beitrag wurde erstellt von David Schahinian.

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