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Bewerberüberprüfung: Was ist technisch möglich? Was ist rechtlich zulässig?

Drum prüfe, wer sich ewig bindet, heißt es. Oder auch nur für die Dauer eines Arbeitsverhältnisses, könnte man anfügen. Unternehmen haben ein großes Interesse daran, Bewerber möglichst genau kennenzulernen. Das geht über die fachliche Passung weit hinaus. Etwa, wenn die charakterliche Eignung für verantwortliche Positionen infrage steht. Sogenannten Pre-Employment-Checks sind aber Grenzen gesetzt.

Sensibles Instrument

Ein bisschen Vorsicht schadet nie. Wie die Beratungen Staufenbiel und Kienbaum in der Studie Recruiting Trends 2017 herausgefunden haben, nahmen 11,7 Prozent der 297 befragten Personalverantwortlichen schon einmal Abstand von einer Einstellung, nachdem sie den Bewerber auf Facebook oder Google gecheckt haben. Und das, obwohl nur drei beziehungsweise sechs Prozent angaben, eine solche Prüfung bei jedem Bewerber durchzuführen. Eine Befragung der Beratung HR Personal Consulting hat Argumente aufgezeigt, warum viele Unternehmen auf eine solche Überprüfung verzichten. Demnach beriefen sich manche auf eine Vertrauensbasis und den persönlichen Eindruck, andere auf fehlende Zeit oder fehlenden Datenzugang.

Auch wenn die Wirtschaft brummt und viele qualifizierte Jobsuchende sich derzeit ihren Arbeitgeber aussuchen können: Ein gesundes Misstrauen schadet offenbar nicht, denn nicht jeder Bewerber nimmt es mit der Wahrheit ganz genau. Dabei stellt sich zunächst die grundsätzliche Frage, ob und in welchem Ausmaß Arbeitgeber Pre-Employment-Checks einsetzen wollen. Wird ein solches Vorhaben bereits frühzeitig angekündigt, könnten Bewerber das negativ auffassen und sich in ihrer Ehre gekränkt fühlen. Nichtsdestotrotz wäre es fahrlässig, Positionen, in denen beispielsweise die Sicherheit von Menschen oder viel Geld auf dem Spiel steht, allein nach Treu und Glauben zu besetzen.

Gesunder Menschenverstand und digitale Tools

Intern lässt sich bereits vieles überprüfen. Dazu zählen etwa die Vollständigkeit der Unterlagen, die Aktualität des Führungszeugnisses oder der Abgleich des Lebenslaufs mit vorgelegten Zeugnissen. Sollen weiterführende Erkundungen eingeholt werden, könnte es sinnvoll sein, externe Experten einzubinden. Mittlerweile hat sich unter anderem eine Vielzahl an Detekteien auf dieses Geschäftsfeld spezialisiert. Sie sind, sofern es sich um seriöse Anbieter handelt, nicht nur rechtlich auf dem aktuellen Stand, sondern verfügen auch in technischer Hinsicht über moderne Methoden, Fälschungen oder Lügen zu entlarven. Die Ermittlungsagentur Corma beispielsweise setzt forensische Analysen von PDFs und Bildern ein. So können etwa Manipulationen und Bearbeitungen ebenso festgestellt werden wie die Authentizität eines Dokuments.

Die Beratung Vesterling stellt unterdessen einige Analysetools vor. So biete die cloudbasierte Software Prescreen beispielsweise die Möglichkeit, hinterlegte Lebensläufe und Daten automatisiert zu analysieren. Auch iApplicants verfüge über integrierte Background-Checks. Des Weiteren gibt es zunehmend mehr Möglichkeiten, Sprache oder schriftliche Äußerungen zu analysieren. Solange die wissenschaftliche Exaktheit der jeweiligen Methode noch nicht bewiesen ist, sind diese aber mit Vorsicht zu genießen.

Enge rechtliche Grenzen

Möglich ist also einiges, aber nicht alles, was gefallen würde, ist auch erlaubt. Im Gegenteil. Im Gegensatz zu den USA, wo das Pre-Employment-Screening sehr viel weiter verbreitet ist, gelten in Deutschland hohe Datenschutzbestimmungen. Diese wurden durch die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) noch einmal bestärkt. So kann ein Bewerber nach Art. 82 DSGVO beispielsweise Schadenersatz verlangen, wenn ihm wegen eines Verstoßes gegen die Verordnung ein materieller oder immaterieller Schaden entstanden ist.

Das Bundesamt für Verfassungsschutz und das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik haben eine hilfreiche Broschüre zum Thema veröffentlicht. Aus ihr gehen unter anderem die rechtlichen Grundlagen einer Bewerberüberprüfung hervor. Demnach sind nur Daten verwertbar, die für die Rekrutierung relevant sind. Darüber hinaus muss zwingend eine Einwilligung des Bewerbers vorliegen. Verifiziert werden können auf diesem Wege beispielsweise bisherige Beschäftigungsverhältnisse, Kreditauskünfte, Firmenbeteiligungen, Sanktions- oder Korruptionslisten sowie Bildungsabschlüsse.

"Privates muss Privates bleiben und darf für einen Einstellungsprozess keine Rolle spielen", hebt auch Sven Leidel vom Sicherheitsdienst Privatimus bei Careerbuilder hervor. So sei die Verwendung von Fake-Nutzerprofilen zum Durchstöbern von sozialen Netzwerken in den allermeisten Fällen untersagt und unter bestimmten Voraussetzungen sogar rechtswidrig und/oder strafbar. Auch in anderer Hinsicht sei dies riskant: Wird ein Bewerber abgelehnt und macht er geltend, aufgrund einer privaten Information auf seinem Profil ausgeschlossen worden zu sein, dürfte es Unternehmen schwerfallen, das Gegenteil zu beweisen. Bei beruflich orientierten Portalen wie Xing oder Linkedin sei die Ausgangslage anders, aber gleichfalls nicht risikofrei.

Einsatz kann sinnvoll sein

"Pre-Employment Checks sind sowohl aus operativen als auch aus rechtlichen Gründen notwendig. Ihre Umsetzung sollte einem risikoorientierten Ansatz folgen und in den HR- und Compliance-Prozessen des Unternehmens verankert sein." Das sind die Kernergebnisse einer Studie der Beratung Deloitte zur Risikominimierung bei der Personalauswahl. Sie stammt zwar bereits aus dem Jahr 2012, ist aber bis heute eine der wenigen, die kompakt und auf breiter Basis zahlreiche Methoden und Risiken der Bewerberüberprüfung zusammenfasst und aufzeigt. Die praktische Herausforderung für Arbeitgeber liegt grundsätzlich darin, die richtige Balance zwischen Vertrauen und Misstrauen zu finden - und nicht mit Kanonen auf Spatzen zu schießen.

Dieser Beitrag wurde erstellt von David Schahinian.

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