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Talent Acquisition: Warum sich gute Absageschreiben lohnen

Absageschreiben gehören für Personaler zum Alltag, doch zwischen gesetzlichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen geraten sie oft zu nichtssagenden Floskelsammlungen, die die Empfänger frustrieren. Es geht anders, und das sollte es auch.

Schlechte Schreiben schaden

"Bitte nehmen Sie von weiteren Bewerbungen Abstand", oder: "Wir haben 300 Bewerbungen bekommen. Sie glauben doch nicht, dass wir die alle lesen!" Zugegeben, das sind Extrem-Beispiele schlechter Absagen, die schon seit einiger Zeit im Internet für Belustigung sorgen. Die Zeiten, in denen Unternehmen Bewerber von oben herab behandeln konnten, sind aber längst vorbei. Zum einen, weil längst für viele Stellen Bewerbermangel herrscht und Fachkräfte stark gesucht sind. Zum anderen, weil Bewertungsplattformen und soziale Medien heute wie selbstverständlich als Multiplikatoren dienen, auf denen sich schnell weiterverbreitet, wenn Unternehmen Menschen nicht wertschätzend behandeln. Der Imageschaden ist nur schwer zu beheben und macht die Besetzung weiterer Vakanzen zur Herausforderung.

Mehr noch: "Ein Betrieb, der Bewerber verprellt und sein Image beschädigt, verliert nicht nur potentielle Talente, sondern womöglich auch Kunden", hebt der HR-Software-Hersteller Personio hervor. Hinzu komme, dass Jobsuchende sich in der Regel mit Freunden, der Familie und (Ex-)Kollegen über ihre Erfahrungen austauschen. Man muss nicht erst als abschreckendes Beispiel im Internet landen, um Schaden im Employer Branding davonzutragen.

Ein weiterer Grund für gute Absageschreiben liefert der künftige Personalbedarf: Wer einem Bewerber für einen bestimmten Job absagen musste, dabei aber einen guten Eindruck hinterlassen hat, erhöht seine Chancen, ihn bei einer späteren Vakanz möglicherweise doch einstellen zu können. Hier ist allerdings Vorsicht geboten: Die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat die Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten teilweise verschärft. Um die Unterlagen eines abgelehnten Bewerbers in einen Talent Pool aufnehmen zu dürfen, ist zuvor dessen ausdrückliche Erlaubnis einzuholen.

Antworten und Erklärungen liefern

Julia Sima vom Job- und Bewerbungsportal Karrierebibel nennt Absageschreiben "die ungenutzte Chance für Unternehmen". In einer Befragung von mehr als 21.000 Lesern des Portals zeigte sich, dass Bewerber am meisten nervt, wenn sie gar keine Antwort erhalten (23,5 Prozent), niemand ehrlich sagt, woran die Bewerbung gescheitert ist (18,5 Prozent), nach dem Gespräch keine Rückmeldung kam (13,4 Prozent) oder eine Absage verschickt, die Stelle danach aber neu ausgeschrieben wurde (10,1 Prozent). Die Ergebnisse liefern erste eindeutige Hinweise darauf, wie es Arbeitgeber besser machen können.

Der Personalvermittler Campusjäger nennt weitere: Dazu zählt, auf die richtige Ansprache zu achten, automatische Absagen - wenn sie denn sein müssen - als solche kenntlich zu machen und die Ansprache nochmals auf den Nachnamen und die Form zu überprüfen. Mehr als einmal wurde eine Bewerberin bereits mit "Herr" oder ein Bewerber mit "Frau" angeschrieben. Das macht keinen guten Eindruck. Auch auf die korrekte Rechtschreibung und Grammatik zu achten sollte Standard sein, ist es aber nicht immer.

Der Königsweg: Verbindlich und AGG-konform zugleich

Natürlich hat es mitunter gute Gründe, warum Absageschreiben manches Mal unpersönlich und floskelhaft daherkommen. Der wichtigste ist das AGG: Es verbietet eine Benachteiligung aufgrund der Rasse oder der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Orientierung. Um sich nicht dem Risiko einer Schadenersatzklage auszusetzen, scheinen es viele Unternehmen vorzuziehen, lieber wenig bis gar nichts über die Absagegründe zu schreiben, um sich nicht angreifbar zu machen. Genau das aber empfinden Bewerber als wenig wertschätzend und ärgerlich. Schließlich haben sie meist viele Stunden in die Bewerbung investiert.

Es geht auch anders, wie die Jobbörse Careerbuilder erklärt: So kann gegebenenfalls ein Jurist zu Rate gezogen werden, wenn Unsicherheiten bezüglich der AGG-Konformität bestimmter Formulierungen bestehen. Auf jeden Fall sollte Feedback vermieden werden, das den Bewerber persönlich verletzen könnte. Eine Absage sollte sich immer lediglich auf die individuellen Anforderungen in Bezug auf eine konkrete Vakanz beziehen. Konstruktives Feedback hilft dem Bewerber eventuell, sich zu verbessern. Ein Ratschlag, den viele Experten zudem geben, der aber in der Praxis nicht immer praktikabel umsetzbar ist, ist ein Telefongespräch als Alternative zum Absageschreiben. Der persönliche Kontakt wirkt sympathisch und bleibt in guter Erinnerung, es gibt keine verbrannte Erde.

Auch bei Bewerbern zählt gutes Benehmen

Apropos verbrannte Erde: Freundlichkeit ist keine Einbahnstraße. So schmerzhaft eine Absage womöglich ist, sollten auch Bewerber ihr Gesicht wahren. Eine Umfrage von Jobware hat gezeigt, dass sich 88 Prozent der Personaler über eine höfliche Antwort der Bewerber auf eine Absage freuen, berichtet Geschäftsführer Dr. Wolfgang Achilles. 23 Prozent von ihnen merken sich solche Kandidaten für künftige Stellenbesetzungen vor. Allerdings ließen zwei Drittel der Bewerber die Möglichkeit ungenutzt, auf diese Weise beim Unternehmen in Erinnerung zu bleiben: Sie reagierten nicht auf die Absage.

Dieser Beitrag wurde erstellt von David Schahinian.

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