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Gehört dem Open Space die Zukunft?

Mittlerweile lassen viele Organisationen in Open Space, Flex Office und Co. arbeiten. Doch spätestens seit einer Harvard-Studie aus dem vergangenen Jahr wird die Kritik an den schönen neuen Bürowelten lauter. Wie gut bewähren sie sich tatsächlich in der Praxis?

Organisationen wollen sich öffnen, innovativer, agiler und kommunikativer werden. Aber was sie durch neue Arbeitsplatzkonzepte bekommen, könnte das genaue Gegenteil sein. Im Sommer 2018 schlug eine Harvard-Studie wie ein Blitz ein. Die Wissenschaftler Ethan Bernstein und Stephen Turban haben in zwei großen US-Firmen untersucht, wie sich das Verhalten der Mitarbeiter veränderte, als sie in eine offene Bürolandschaft wechselten. Das Ergebnis: Entgegen der weitverbreiteten Annahme führen Großraumbüros nicht zu mehr, sondern zu deutlich weniger Kommunikation. Die direkten Gespräche verringerten sich um 70 Prozent, dagegen stieg die Kommunikation über E-Mail oder Messenger um 20 bis 50 Prozent. Die Folgerung von Bernstein und Turban: Räumliche Nähe wird als Kommunikationstreiber überschätzt. Angenommen wurde bisher, dass offene Raumkonzepte die kollektive Intelligenz unterstützen. Stattdessen tendieren Großraumbüros dazu, überstimulierend zu sein. Zu viele visuelle und akustische Ablenkungen führten dazu, dass die produktive Interaktion reduziert werde, schreiben die Forscher in ihrem Fazit. Die Arbeitsgestaltung leide: Mangelnde Konzentration, ein steigender Stresspegel und sinkende Produktivität seien die Folge.

Eine Kritik muss sich die Studie gefallen lassen: Die Forscher legten nicht dar, wie das offene Bürokonzept gestaltet war, das sie untersuchten. Also ob die Mitarbeiter in den US-typischen Cubicles der 1950er-Jahre (Arbeitskabinen auf engstem Raum) saßen oder auf unterteilten und gestalteten Flächen mit sogenannten Tischinseln und Rückzugsräumen wie in den heutigen Open Offices. Trotzdem erfüllt die Studie eine wichtige Funktion, denn sie macht auf ein Defizit aufmerksam: Wie stark sich Open Spaces auf die Produktivität und das Befinden der Beschäftigten auswirken, ist kaum erforscht. Gleichwohl werden gebetsmühlenartig die Vorteile moderner Bürokonzepte auf Unternehmens- und Leistungskultur wiederholt.

Dabei warnen Arbeitspsychologen, Organisationsentwickler und Innenarchitekten schon länger vor der Glorifizierung moderner Arbeitsumgebungen. Diejenigen, die darin arbeiten und leben müssen, die Beschäftigten, werden hingegen sehr selten in den Mittelpunkt der Forschung gerückt. Gegen eine neue Büroumgebung, weg von langen tristen Fluren mit grauen Türen und öden Arbeitsplätzen, hat kaum ein Mitarbeiter etwas einzuwenden. Doch ob er mit dem Umsetzungsergebnis eines Open Space klarkommt, interessiert kaum. Dabei gibt es einige Warnsignale, die sowohl aus der Wissenschaft als auch von den Planungsspezialisten und den Mitarbeitern selbst kommen.

New-Work-Landschaften inklusive Dauerberieselung

"Das Einzige, was meinen neuen Arbeitsplatz vom Großraumbüro alten Stils unterscheidet, sind die vielen Pflanzen und die Trennwände." Kai Franken (Name geändert) ist deutlich frustriert. Der 34-jährige kaufmännische Sachbearbeiter sitzt jetzt an einer sogenannten Tischinsel mit fünf weiteren Kollegen, um ihn herum auf einer etagengroßen Fläche finden sich zahlreiche weitere Tischinseln, optisch voneinander getrennt. Sein Arbeitgeber, ein Großunternehmen im Süden Deutschlands, baute vor zwei Jahren einige Etagen komplett um. Vorher saß Franken, der nicht möchte, dass sein richtiger Name bekannt wird, in einem Büro mit zwei Kollegen. Aufeinander eingespielt fanden sie ihren Rhythmus, wann sie telefonierten und wann sie still konzentriert arbeiteten. Zu Abteilungsmeetings suchten sie den Besprechungsraum eine Etage höher auf.

Jetzt in der neuen Open-Space-Umgebung "sitze ich auf einer mehr oder weniger offenen Fläche mit der ganzen Abteilung und versuche, mich zu konzentrieren". Zu Besprechungen verlässt er seine Tischinsel und geht in einen geschlossenen Raum oder zu einem Meeting-Stehtisch. Was ihn am neuen Arbeitsplatz stört: Ständig huschen Menschen hin und her und die Gespräche der Kollegen hört er als permanentes Gemurmel, das ihn ablenkt.

Keine Frage, es gibt Beschäftigte, die sich ausgesprochen wohlfühlen auf der offenen Fläche, die sich nicht ablenken lassen, die eine Geräuschkulisse und viele Kollege als belebend empfinden und es zu schätzen wissen, dass sie nicht verbannt in einem Einzel-, Zweier- oder Dreierbüro sitzen. Sie lieben das Mittendrin. So geht es zum Beispiel Heike Witzler (Name geändert), Bereichsleiterin in einem mittelständischen Unternehmen. Trotzdem musste sie feststellen, dass für sie das Homeoffice die einzige Alternative ist, in Ruhe ihre Aufgaben erledigen zu können. "Allerdings sieht es mein Chef nicht gerne, wenn wir mehr als einmal in der Woche ins Homeoffice gehen." Dort macht Witzler dann Überstunden, weil sie weiß, dass sie an ihrem "gruppierten Arbeitsplatz" mit fünf Kollegen langsamer arbeitet.

Da ihr Arbeitgeber für diese Entwicklung kein offenes Ohr hat, bat auch sie die Redaktion um Anonymität.Open Space als Faktor der Entschleunigung? Das werden Arbeitgeber keinesfalls angestrebt haben. Dass die beschriebenen persönlichen Erfahrungen aus der neuen Bürowelt nicht nur Einzelempfindungen besonders sensibler Mitarbeiter widerspiegeln, zeigen die vielen Ratschläge von Online-Karriereseiten und von Bürogestaltern. Die Titel alarmieren: "Überleben im modernen Großraumbüro", "Das ABC fürs Großraumbüro: Das Ziel heißt überleben", oder "Open Space: So bleibt das Arbeitsklima angenehm". Dort wird dann etwa geraten, dass man sich bei längeren Telefonaten in die dafür vorgesehenen Bereiche wie gläserne Telefonzellen oder kleine Rückzugsräume begibt.

Konjunkturprogramm für Hersteller von Kopfhörern

Andere Tipps hören sich eher kurios an: "Lebensmittel können stark riechen. Unterlassen Sie das Essen am Schreibtisch." Oder: "Nutzen Sie die Möglichkeit zur Gleitzeit. Das reduziert den Lärmpegel durch unterschiedliche Arbeitszeiten enorm." Die wichtigste Spielregel für neue Arbeitsumgebungen kommt von den Büroplanern selbst: "Setzen Sie Noise-Cancelling-Kopfhörer auf. Diese schotten nicht nur vom Lärm ab, sondern geben automatisch an die Kollegen das Zeichen: Bitte jetzt nicht stören."

Der Herstellermarkt boomt und die Erzeuger werden nicht müde, Arbeitgebern zu raten, dieses Gadget kostenlos zur Verfügung zu stellen. Und es gibt einen weiteren Trick der Büroarchitekten gegen Störgeräusche: Sie arbeiten mit einem Masking-Effekt, einem künstlichen Hintergrundrauschen, das Störgeräusche schlucken soll. Spätestens an dieser Stelle fasst sich der logisch denkende Mensch an den Kopf und fragt sich nach den Vorteilen eines Open Space. Natürlich gibt es sie: Neben Kosteneinsparungen aufgrund einer effizienten Platznutzung sind es beispielsweise kurze Kommunikationswege zu Teammitgliedern, ebenso das schnellere Einbinden und Anlernen von neuen Mitarbeitern. Oder auch die engeren sozialen Beziehungen zu Kollegen und die Steigerung der Kreativität durch gedanklichen Austausch. Doch ist das alles wirklich realistisch oder nur das Schönreden von Einspareffekten?

Was Open Space und Großraumbüro gemeinsam haben

Bevor der aufmerksame Leser nun möglicherweise einwendet, ein Open Space sei doch kein Großraumbüro, nehmen wir die Helikopterperspektive ein: Die aus den USA bekannten typischen Cubicles werden in neuen Konzepten nicht mehr verbaut. Doch letztlich ist ein Open-Space-Büro, wahlweise auch Multi Space Office, Flex Office oder Coworking Area genannt, nichts anderes als eine durchgehende Bürofläche ohne feste deckenhohe (Zwischen-) Wände. Natürlich haben moderne Großraumbüros einen anderen Grundriss, sind auf kleineren Flächen als in den 1970er-Jahren verbaut und in der Gestaltung deutlich individueller. Mobile Raumgliederungssysteme helfen, einzelne Zonen und Bereiche für unterschiedliche Tätigkeiten zu schaffen, von Tischinseln, Rückzugs- und Besprechungsräumen bis hin zu Entspannungsecken und Game Areas. Doch im Sprachgebrauch der Beschäftigten, Büroplaner, Architekten sowie vieler Wissenschaftler hat sich der Begriff Open Space kaum durchgesetzt.

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