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Warum Mitarbeiter Kompetenzen überschreiten

Sich selbst den Jahresurlaub genehmigen? Dem netten Kollegen eine Gehaltserhöhung zusichern? Dem Chef mal zeigen, wie es richtig geht? So etwas macht man in der Regel höchstens einmal - und dann nie wieder. Nicht immer sind Kompetenzüberschreitungen so eindeutig wie in diesen Beispielen. Sie sind zudem ein zweischneidiges Schwert: oftmals werden sie geschmäht, aber manchmal auch erwünscht.

Kein Kavaliersdelikt

Zur ersten Kategorie zählt folgender Fall, der zeigt, dass mitnichten immer eine böse Absicht dahinterstecken muss, wenn Mitarbeiter Kompetenzen überschreiten. Ein Assistent der Geschäftsführung hatte Solarmodule im Wert von 1,6 Millionen Euro per Vorkasse bestellt. Der Mann berief sich darauf, mehrmals mit der liefernden Firma telefoniert und danach Rücksprache mit dem Geschäftsführer gehalten zu haben. Bei einem weiteren Telefonat am nächsten Tag hatte er den Lieferanten wieder in der Leitung. Der Mann hielt seinem Chef fragend die unterschriftsreife Bestellung vor Augen, zu der dieser sagte: "Kümmere dich darum, wir machen das so." Eine Arbeitsplatzbeschreibung, die festgelegt hätte, was er unterschreiben darf und was nicht, gab es nicht. Noch am selben Tag wurde die Bestellung storniert, was zu einer Gebühr in Höhe von zehn Prozent, also 160.000 Euro, führte. Und auch zur Kündigung des Mitarbeiters, weil der seine Kompetenzen angeblich überschritten hatte. Die Gerichte kassierten diese später aber (LAG Rheinland-Pfalz, Az.: 5 Sa 107/11).

Auch eine Sachbearbeiterin in Herne handelte sich Ärger ein. Sie soll nach einem Vergabeverfahren den Vertrag an einen anderen Bieter als den günstigsten verschickt haben, obwohl dieser den Zuschlag erhalten sollte. Damit habe sie sowohl gegen Vergaberichtlinien verstoßen als auch ihre Kompetenzen überschritten, meinte der Arbeitgeber. Der Vertrag sei nur ein Entwurf gewesen und nie zustande gekommen, wehrte sie sich. Mit der Abmahnung wegen dieses Vorfalls wollte sie sich nicht abfinden.

Gefahr für die Organisationsstruktur

Unwissen und menschliche Fehler sind häufige Gründe für Kompetenzüberschreitungen. Glücklicherweise ist der Schaden nicht immer groß, und nicht alle Fälle landen gleich vor Gericht. Ärgerlich sind sie jedoch allemal, da arbeitsrechtliche Vorgaben ihren Sinn haben: Sie regeln die Hierarchie und die Verantwortlichkeiten in einem Unternehmen. Zudem können sie Mitarbeiter davor schützen, Aufgaben zu übernehmen, für die sie nicht zuständig sind.

Es gibt jedoch auch weniger entschuldbare Gründe von Kompetenzüberschreitungen. Einer davon ist Unzufriedenheit mit dem aktuellen Tätigkeitsumfeld. Manch Mitarbeiter hält sich selbst für kompetenter, als es seine aktuelle Position widerspiegelt. Gepaart mit mangelnder Teamfähigkeit kann sich daraus schnell der Typus des Besserwissers entwickeln, der sogar den Vorgesetzten herausfordert und vielleicht auch bloßstellt, weil er sich in dessen Position besser aufgehoben sähe. Mitunter kann das vom Fachlichen her sogar stimmen. Aber exzellentes Spezialistenwissen macht noch lange keine starke Führungspersönlichkeit.

In anderen Fällen mag es dem, sagen wir: kritischen Mitarbeiter allein um die Sache gehen. Die Politik kennt den Begriff der Richtlinienkompetenz. Er besagt, dass der Bundeskanzler die Richtlinien der Politik bestimmt, also das letzte Wort in strittigen Punkten hat. Ähnlich ist es mit der Weisungskompetenz in Unternehmen: Der Vorgesetzte bestimmt letztlich, wohin die Reise geht - aber natürlich nur im Rahmen seiner Kompetenzen. Sich dem zu widersetzen und seine eigenen Kompetenzen zu überschreiten geht in der Regel nicht lange gut.

Kompetenzüberschreitung erwünscht!

Manche Experten empfehlen, klare Regeln zur Kompetenzverteilung zu treffen. Damit sind Möglichkeiten und Grenzen für jeden Mitarbeiter im Betrieb deutlich abgesteckt. Die Arbeitswelt ändert sich. Mit zunehmend flexiblen und agilen Arbeitsstrukturen lösen sich Hierarchien auf. Es wird mehr Wert auf Teamfähigkeit, Kommunikation auf Augenhöhe und unkonventionelles Denken abseits starrer Strukturen gelegt. "Wir honorieren den Mut zur Veränderung und die Lust am Gestalten", heißt es etwa bei dem Familienunternehmen Coroplast, das mehrmals als "Top Employer Deutschlands" ausgezeichnet wurde. Weiter sagt Natalie Mekelburger, Vorsitzende der Geschäftsführung: "Das geht sogar so weit, dass unsere Mitarbeiter durchaus auch mal ihre Kompetenzen überschreiten dürfen. Natürlich nur, solange sie im Sinne des Unternehmens handeln."

Es deutet vieles darauf hin, dass es lohnend sein kann, eventuell noch fehlende Kompetenzen bei Mitarbeitern zu entwickeln, anstatt sie wegen der Überschreitung zu sanktionieren. "Kompetenzen gelten als erlernbar und daher förderbar", berichtet das Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB). Ein weiterer Vorteil ist, dass sie im Gegensatz zu spezifischen fachlichen Kenntnissen auch in anderen Zusammenhängen anwendbar sind: Beschäftigte und Arbeitgeber profitieren also auch noch davon, wenn sich Aufgabengebiete oder Geschäftsfelder ändern - und das werden viele im Zuge der digitalen Transformation. Natürlich schließt das nicht aus, dass Führungskräfte rote Linien einziehen, die nicht überschritten werden dürfen.

Fazit

"Die ,besseren' Ergebnisse erhält eine Führungskraft nicht durch die ,besten' Mitarbeiter, sondern durch das Erkennen ihrer Kompetenzen und dementsprechend durch den Einsatz basierend auf ihren Stärken", sagt Dr. Roland Scherb von der Unternehmensberatung Peroba. Wenn diese Kompetenzen überschritten werden, ist es sinnvoll, nach den Gründen dafür zu suchen. Fühlen sie sich unterfordert, kann eine Weiterbildung ihnen neue Motivation und dem Arbeitgeber kompetentere Beschäftigte verschaffen. Ist es Unwissen, wäre es an der Zeit, grundlegend über die Kompetenzverteilung (und auch ihre jeweilige Sinnhaftigkeit) zu sprechen. Sanktionen allein führen dagegen in den meisten Fällen zu Frust und dem, was sich kein Unternehmen für die Zukunft wünscht: unmotivierte Mitarbeiter, die Dienst nach Vorschrift machen.

Dieser Beitrag wurde erstellt von David Schahinian.

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